職場(chǎng)上電子郵件是很方便的溝通工具，使用電子郵件同樣需要注意職場(chǎng)禮儀。下面小編為大家整理了電子郵件溝通的職場(chǎng)禮儀與規(guī)范攻略，希望大家能夠喜歡。
(一)慎重選擇發(fā)信對(duì)象
確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將Cc：人數(shù)降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉(zhuǎn)送」)
1、傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“廣播”清單
2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。
(二)注意撰寫信件內(nèi)容
1、切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器
因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實(shí)際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。
2、電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性
電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
3、信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要
在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。
4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量
上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無法自動(dòng)斷行)。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。
5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存
盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過無遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。
6、理清建議或意見
若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見;若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。
7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用 !!!!!若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
8、小心幽默的使用
在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。
9、切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話
在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開面對(duì)面地對(duì)他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因?yàn)闆]看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。
守則1
即便是接一個(gè)普通的電話，也要用令人愉快的聲音，并且快速響應(yīng)對(duì)方!拿起電話的時(shí)后，你永遠(yuǎn)都要記得主動(dòng)問好，一句愉快的問候語往往讓溝通更為順暢。當(dāng)結(jié)束的電話時(shí)候，同樣不要忘記說聲Thank you!
永遠(yuǎn)保持自己專業(yè)態(tài)度和形象很重要!
守則2
避免噪音和干擾!任何時(shí)候，無論是講話，還是接電話，還是做其他的事情，都要控制自己講話的音量!
你要注意，聲音會(huì)嚴(yán)重影響到辦公環(huán)境，當(dāng)心不經(jīng)意的行為影響到周圍同事對(duì)你的態(tài)度!
守則3
永遠(yuǎn)不要嘴里一邊塞滿食物，一邊還在滔滔不絕，大聲說笑。這些都被視為職場(chǎng)上不專業(yè)的行為。
不要小看餐桌禮儀，它可以透露出一個(gè)人真實(shí)的個(gè)性。
守則4
在公司規(guī)定午餐時(shí)間里用餐，如果有同事或者客戶在你的辦公室里，最好不要在辦公桌前用餐。雖然何時(shí)何地用餐是你的自由，但在規(guī)定的午餐時(shí)間里，如果沒有十分迫切的工作，最好和同事一道用餐，順便交流溝通。否則，大家都用餐回來，你卻在外用餐，一旦有人找你，或者客戶來電，就會(huì)出現(xiàn)尷尬的局面。
切記，你的成功取決于你為自己建立的形象!
守則5
不要將一些個(gè)人壞習(xí)慣和下意識(shí)的動(dòng)作帶到職場(chǎng)上!許多個(gè)人習(xí)慣你也許不以為然，比如說，咬指甲，摳鼻子。但辦公室是一個(gè)公共場(chǎng)合，這些不雅的行為往往讓你專業(yè)形象大打折扣。
摒棄那些惱人的壞習(xí)慣吧!盡量不要在公共場(chǎng)合折騰你的面部。
守則6
要避免習(xí)慣性拖拉作風(fēng)，工作時(shí)好好表現(xiàn)十分重要!
請(qǐng)牢記，拖拉作風(fēng)會(huì)影響你的人際關(guān)系，更可能會(huì)讓你錯(cuò)失職業(yè)生涯發(fā)展的良機(jī)!
守則7
職場(chǎng)上，盡量避免談?wù)摵头窒碛嘘P(guān)你的職業(yè)抱負(fù)和目標(biāo)的話題!這樣的話題會(huì)讓同事和公司懷疑你的職業(yè)忠誠度，影響你的發(fā)展前程。此外，還有許多話題屬于職場(chǎng)禁忌的范疇，包括個(gè)人隱私、宗教、健康等話題。不要將工作和個(gè)人生活混為一談，要清楚它們之間的界限。
注意你的用語，遠(yuǎn)離忌諱話題，會(huì)讓你的工作更加容易和輕松。
1.儀表規(guī)范
① 日常著裝必須整潔、大方和得體。
② 因公涉外活動(dòng)時(shí)，男士著西裝、打領(lǐng)帶，女士穿西裝套裙。
③ 參加社交活動(dòng)時(shí)，根據(jù)喜好著裝，但力求高雅、美觀。
2.儀容規(guī)范
① 容貌修飾自然端莊，不過于張揚(yáng)。
② 面部保持潔凈，頭發(fā)梳理整齊。
③ 男職工不留長發(fā)，不蓄長胡須;女職工不燙怪異發(fā)型，化妝自然得體。
④ 神態(tài)自信，舉止穩(wěn)重，禁忌粗俗行為。
⑤ 常面帶笑容，保持開朗，營造和諧、融洽的氛圍。
3.儀態(tài)規(guī)范
① 站姿：腰身挺直，禁忌躬背哈腰;不隨意扶、拉、倚、靠、趴、蹬、跨，雙腿不可不停地抖動(dòng)。
② 坐姿：從容就坐，動(dòng)作輕穩(wěn)(男士腰背挺直，女士坐姿文雅自然);離座穩(wěn)重，非固定椅子須放回原處。
③ 走姿：上身保持正直，雙肩放松，目光平視。
4.言語規(guī)范
① 用語禮貌，多用敬語、謙語，如“您、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起”等，不說臟話、忌語。
② 熱情、誠懇，語氣平和，手勢(shì)得當(dāng)，切忌用手指人和拉拉扯扯。
③ 不要隨意打斷他人講話或心不在焉，切忌打聽他人隱私和貿(mào)然提問。
④ 目視交談對(duì)方，適時(shí)點(diǎn)頭、應(yīng)答。
⑤ 說話時(shí)間長短適度，切忌滔滔不絕。
⑥ 會(huì)議、接待等場(chǎng)合宜講普通話。
5.辦公規(guī)范
① 以職務(wù)或職稱稱呼上級(jí)，以職務(wù)或同志等稱呼同事，以先生、女士等稱呼患者和賓客。
② 遇到同事、患者和賓客，見面先問好，面帶微笑，言語禮貌。
③ 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
④ 上班時(shí)間不做與工作無關(guān)的事務(wù)。
6.電話規(guī)范
① 電話鈴響三聲之前接聽，超過三聲接聽時(shí)主動(dòng)道歉。
② 要有明朗的心情，以對(duì)方看著自己的心態(tài)去接聽電話。
③ 接起電話，清晰地說“您好，這里是xxxx”。
④ 接聽過程中語音清晰、語氣自然、語速適中、語調(diào)平和，切忌心不在焉、敷衍應(yīng)付。
⑤ 接到打錯(cuò)的電話，禮貌說明，盡量提供幫助。
⑥ 通話完畢，禮貌道別，輕放電話(備注：地位高者或患者主叫者先掛)。
7.介紹規(guī)范
① 主動(dòng)向顧客介紹在場(chǎng)人員;優(yōu)先介紹職務(wù)最高者、年齡最長者和女士。
② 先介紹姓名，再加尊稱，然后準(zhǔn)確介紹職務(wù)，如，王××先生，總經(jīng)理。
③ 面帶微笑，舉止大方，手掌伸直，掌心向上，示意所介紹的人。
8.握手規(guī)范
① 年長者向年輕者伸手，職位高者向職位低者伸手，女士向男士伸手，主人向客人伸手。
② 用右手，雙腿并立站直，微笑注視對(duì)方眼睛。
③ 表達(dá)由衷敬意和謝意時(shí)，宜用雙手，身體微微前傾。
④ 人多握手時(shí)，切忌交叉握手。
⑤ 切忌坐著握手、搶著握手、戴著手套握手和拿著東西握手等。