邀請函是公務禮儀書信的一種。在個人社會交往中, 一般叫請柬或請帖。邀請函的篇幅不長, 寫法相對簡單一些。
常見的邀請函比較簡短。下面是一篇邀請參加活動的例文:
邀請函的結構寫法類似公函。包括標題、稱謂、正文、敬語及落款幾個部分。
標題。一般只寫“ 邀請函”, 字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由”, 如“關于參加中華民族凝聚力研討會的邀請函”。
稱謂。是對邀請對象的稱呼, 寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時還可以加上“ 尊敬的”之類定語。
正文。邀請函的主體, 寫明邀請的主要內容,包括參加或活動的時間、地點及簡單提示。有較為詳細出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請函寫得過長。
敬語。末尾用“敬請光臨”、“敬請光臨指導”、“請屆時出席” 之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。落款。落款寫明發文單位及時間。正式邀請函要加蓋公章, 以示莊重。
因公務發出邀請的函件, 就是邀請函。它是為鄭重邀請有關人員參加重大會議、重要儀典及紀念性活動而發出的書面通知。又稱邀請書、邀請信。
邀請函是一種禮儀性函件。屬于公務文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請對象參加有關活動事宜。
邀請參加會議及儀典, 如一些紀念性慶祝大會、典禮、儀式等。
邀請參加大型文體活動, 如運動會、文藝晚會、聯歡會等。
邀請參加各類學術性、專業性會議, 如學術研討會、座談會、論證會、鑒定會等。
邀請參加商務性、業務性會議, 如商務洽談會、產品展銷會、訂貨會、展覽會等。
邀請參加各類社交性活動, 如宴會、酒會、茶話會等。
邀請函通常用來邀請上級領導、兄弟單位及外來嘉賓。本單位則用通知的形式行文。
禮遇較高的邀請, 則用印制精美的標準請柬, 以示禮貌和莊重。單位系統內部有時為了表示尊重, 也可以自行印制較為簡單的請柬。
×××局長:
年×月× 日上午9 時30 分在深圳機場進
行 年度深圳市民用機場應急救援綜合演練,
請您光臨指導。( 上午9 點以前在一號航站二樓貴
賓廳集合)
深圳市交通局民航管理處
年× 月×日
這是一篇簡短的邀請函, 標題、稱謂、正文及落款寫法都較為規范。正文后面附簡單說明。其中“9點以前” 可以改為“9 時× 分集中”。
下面是一篇邀請參加會議的例文:
“深圳爭當建設有中國特色社會主義示范地區研討會” 邀請函
×××同志:
去年11 月, 江澤民在深圳經濟特區成立20 周年大會上發表了重要講話, 要求深圳等經濟特區“繼續爭當建設有中國特色社會主義的示范地區”。為深入貫徹落實江這一重要講話和“七一”重要講話精神, 根據廣東省委的指示,深圳市委成立了“ 深圳建設有中國特色社會主義示范地區實施綱要” 課題調研組, 在中國社會科學院的大力支持和幫助下, 現已形成《實施綱要》的初稿。中國社會科學院和深圳市委、市政府定于9 月中旬在深圳聯合召開“ 深圳爭當建設有中國特色社會主義的示范地區研討會”, 邀請全國知名專家對《實施綱要》進行研討和論證。在此,誠懇邀請您作為會議正式代表參加會議, 提供寶貴意見( 研討會具體時間及相關事項另行函告)。能否參加會議, 請及時函復為感。
聯系人: ××× 電話: ( 略) 傳真: ( 略)
附: 《深圳建設有中國特色社會主義示范地區實施綱要》( 初稿)
中共深圳市委
深圳市人民政府
年×月×日
這是一篇較為典型的參加會議的邀請函。標題由會議名稱和“邀請函” 構成。正文較為詳細地介紹了研討會的由來和背景, 使受邀請者明確與會目的。末尾提出函復要求, 并注明聯系方法。常見的會議邀請函寫得更加簡要些, 正文寫清會議時間、地點、內容及赴會要求就可以了。