在日常辦公中，我們常常會遇到需要將同一內容的郵件群發給很多收件人的情況，這就需要使用到郵件的群發功能。
在郵件發送操作中有下面幾個概念：
給重要人物的重要郵件一定要一對一單獨發送。
群發操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當。一旦發出，“覆水難收”。
不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發，但要根據對方郵箱特性，慎重選擇使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。
回復他人郵件時，一定要再次檢查收件人地址是否正確。
使用尊稱。按照中國傳統習慣，對尊者勿直呼其名，姓+尊稱可以;姓+名+尊稱可以;名+尊稱亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”無尊稱，可能就不夠得體了。尤其是直呼且只呼其名(姓和尊稱都沒有叫出)，在關系不夠深的時候會讓對方感覺不適。(當然，關于稱呼的禮儀，在不同文化下是不同的，此處不做討論了。)
再次強調：記住別人的名字，在適當的時候能夠稱呼別人的名字。如果您已經知道對方的名字，那么，當您給對方發郵件時，“尊敬的某經理：……”要比“經理您好：……”收到回信的概率大很多，因為后者這樣的稱呼容易讓對方聯想到，您的這封郵件是群發出來的廣告郵件，沒有必要認真對待。
點擊“添加暗送地址”打開地址輸入框，暗送地址也是您所發送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。對方收到郵件時，收件人和抄送人的郵箱中不會顯示暗送人地址。
群發郵件時，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。
如果您給某人和其他人一起發郵件時，不介意大家知道你在同時發給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。
“密送”代表“不顯示的副本”。這極相似于“抄送”功能，只不過“密送”的收件人名址不會被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見。
假如您給很多客戶一起發郵件，此時就不應當使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認識的客戶之間，可能通過您的郵件，得到了其他不認識的客戶的郵件地址。而泄露客戶個人信息的人，就是您了。此時，使用“密送”更為妥當。
但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因為對方的郵箱可能還有超級厲害的“全部回復”的功能。不同郵箱的“全部回復”功能不同。我們再來看兩個回復操作中的概念：
回復：選擇一封郵件，點擊“回復”鏈接，將進入寫郵件頁，回復郵件給發件人。此功能是一對一形式，“誰發給我，我就給誰回復”。
全部回復：選擇一封郵件，點擊“全部回復”鏈接，將進入寫郵件頁，有的郵箱的“全部回復”功能，是只回復給“發件人”和“抄送”中的郵件地址。(在有些郵箱中“全部回復”不回復給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁面中都能看到。抄送者可以被“全部回復”，并列收件人則不能直接“全部回復”。這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區別。)
注意，有的郵箱的“全部回復”功能超級強大，是回復郵件給所有并列發件人和發件人在發送該封郵件時填寫的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。如果對方郵箱具有密送“全部回復”功能，那么無論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當對方點擊“全部回復”時，您群發的所有郵箱姓名地址都將出現在回復郵件頁面的“收件人”輸入框中。也就是說，無論您是否“密送”，都無法真正保密。這樣不但客戶名址全部泄露，而且更嚴重的情況是，如果回復人也是個馬大哈，隨便點了“全部回復”而沒有注意到“收件人”輸入框中自動跳出了那么多人的地址，那么他給您一個人回復的郵件，有可能同時發給了一群不相干的人，這會給我們的工作帶來極大的麻煩。
收件人是您所發送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。收件人可以并列多個，通常以分號隔開。
點擊“添加抄送地址”打開抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發送郵件的接收者，您可以直接填寫對方的郵件地址，或者點擊寫信頁右側的通訊錄中的聯系人來添加。