會議接待是一項(xiàng)繁雜的工作，接待工作的質(zhì)量直接反映單位管理的整體水平。酒店會議接待禮儀有哪些?下面是小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對你有幫助。
1.熟悉會情。準(zhǔn)確了解和熟悉所接待會議的目的、內(nèi)容、會期、參加會議人員的構(gòu)成情況(如層次、數(shù)量、性別、年齡、民族、來源等)。涉外會議還必須熟悉外賓的國別、宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣、忌諱、飲食起居方面的情況。熟悉和了解以上情況，是搞好會議接待工作的第一步。
2.成立接待機(jī)構(gòu)。建立接待機(jī)構(gòu)，確定接待規(guī)格，擬定接特計(jì)劃(計(jì)劃要富有彈性，留有余地，在容易出差錯的環(huán)節(jié)上，要有補(bǔ)救方案)。接待機(jī)構(gòu)內(nèi)部要有明確分工，職責(zé)到人，這是搞好接待工作的保證。
3.后勤服務(wù)。會議接待要搞好客人的吃、住、行、娛樂和安全工作，要想方設(shè)法使與會人員吃得滿意、住得舒適、行得方便、玩得愉快，同時在吃、住、行、娛時要確保安全。
4.會議技術(shù)處理。會場技術(shù)處理涉及席位排法、音響控制、會標(biāo)、花卉等環(huán)境設(shè)計(jì)。
5.涉外會議接待中的禮賓排法。在涉外會議接待中，禮賓次序的安排要準(zhǔn)確掌握。①按身份與職務(wù)高低排列。這是禮賓次序的主要排列依據(jù)。②按字母順序排列。在國際外交場合或國際比賽中，一般以參加國國名字母順序排列。③按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。
6.涉外會議接待中國旗的懸掛法。
①掛旗的規(guī)矩。懸掛東道國和來賓國雙方國旗的國際慣例是以右為上，以旗子面向?yàn)闇?zhǔn)，右方掛來賓國國旗，左方掛本國國旗。汽車上掛旗，以駕駛員左手一側(cè)掛東道國國旗，右手一側(cè)掛來賓國國旗。在此原則下，因場合的不同，具體懸掛方法有并列法、豎掛法和交叉法等多種。雙方國旗面積應(yīng)大致相同。
②升旗和降旗。在建筑物或廣場、室外懸掛國旗若超過一天以上時，應(yīng)日出升旗，日落降旗。升旗時，工作人員和參與人員應(yīng)服裝整齊，立正脫帽行注目禮。升旗時一定要升至旗桿頂，國旗絕對不能有破損污漬。
確定接待規(guī)格
會議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)決定。一般來說，企業(yè)內(nèi)部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對于上級單位主持的會議，因?yàn)檠埜髌髽I(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會議準(zhǔn)備工作，成立一個會務(wù)組，專門研究布置會議接待接待的有關(guān)工作。
發(fā)放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內(nèi)寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執(zhí)寄回來。
會場的選擇
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)?ldquo;上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序。
例行服務(wù)
會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。
餐飲安排
舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應(yīng)為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
現(xiàn)場記錄
凡重要的會議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等。可單用某一種，也可交叉使用。 負(fù)責(zé)手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數(shù)、時間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。