一般來說，電話溝通對象主要是企業(yè)外的人員，電話應(yīng)對所反映的應(yīng)該是企業(yè)的風(fēng)貌、精神、文化、甚至管理水平、經(jīng)營狀態(tài)等等。因此，你如果在電話應(yīng)對上表現(xiàn)不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致外部人員作出對企業(yè)不利的判斷。所以，在許多大型企業(yè)中，電話的禮儀和技巧往往是新進(jìn)員工上崗培訓(xùn)的一個(gè)必備內(nèi)容。
1. 準(zhǔn)備好電話號碼，確保周圍安靜，嘴里不含東西，琢磨好說話內(nèi)容、措詞和語氣語調(diào)。
2. 如無急事，非上班時(shí)間(上午不早于9點(diǎn)，晚上不晚于5點(diǎn))不打電話。
3. 撥錯(cuò)電話，要向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>
4. 做自我介紹，扼要說明打電話的目的和事項(xiàng)。詢問和確認(rèn)對方的姓名、所在部門和職位。記錄對方談話內(nèi)容并予以確認(rèn)。
5. 如果對方不在，而事情不重要或不保密時(shí)，可請代接電話者轉(zhuǎn)告。相反，應(yīng)向代接電話者詢問對方的去處和聯(lián)系方式，或把自己的聯(lián)系方面留下，讓對方回來后回電話。
6. 感謝對方或代接電話者，并有禮貌地說聲“再見”。
1. 來電找的人不在時(shí)，告訴對方不在的理由，如出差等。若對方問什么時(shí)間回來，接電話者應(yīng)盡量告訴他具體時(shí)間。
2. 禮儀地詢問對方的工作單位、姓名和職位;主動(dòng)詢問對方是否留言，如留言，應(yīng)詳細(xì)記錄并予以確定，并表示會(huì)盡快轉(zhuǎn)達(dá)。
3. 如果對方不留言，則掛斷電話，記住：等對方掛后再掛。
4. 接到抱怨或投訴電話時(shí)，要有涵養(yǎng)，不與對方爭執(zhí)，并表示盡快處理。如不是本部門的責(zé)任，應(yīng)把電話轉(zhuǎn)給相關(guān)部門或人士，或告訴來電者該找哪個(gè)部門，找誰和怎么找。
5. 來電找的同事正在接電話時(shí)，告訴對方他所找的人正在接電話，主動(dòng)詢問對方是留言還是等一會(huì)兒。如果留言，則記錄對方的留言、單位、姓名和聯(lián)系方式;如果只是等一會(huì)兒，則將電話筒輕輕放下，通知被找的人接電話;如果被叫人正在接一個(gè)重要電話，一時(shí)難以結(jié)束，則請對方過一會(huì)兒再來電話，或是留下回電號碼。切忌讓對方莫名久等。
1. 在雙向收費(fèi)的情況下，說話更要簡潔明了，以節(jié)約話費(fèi)。
2. 在撥客戶的固定電話，找不到時(shí)再撥手機(jī)。
3. 在嘈雜環(huán)境中，聽不清楚對方聲音時(shí)要說明，并讓對方過一會(huì)兒再打過來，或你打過去。
4. 在公共場合打手機(jī)，說話聲不要太大，以免影響他人，或泄露公務(wù)與機(jī)密。
5. 在當(dāng)你給他人打電話時(shí)，你應(yīng)調(diào)整好自己的思路。那么，當(dāng)你的電話鈴響起之時(shí)，你應(yīng)該盡快集中自己的精力，暫時(shí)放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或商務(wù)。當(dāng)然，上述過程應(yīng)該迅即完成，如果你讓電話鈴響得時(shí)間過長，對方會(huì)掛斷電話，你便會(huì)失去得到信息或生意的機(jī)會(huì)。以下幾點(diǎn)是你在接電話時(shí)可以參考和借鑒的技巧：
1、隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備，而不得不請求對方重復(fù)，這樣會(huì)使對方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。
2、自報(bào)家門
一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時(shí)地稱呼對方的姓名。
3、轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽電話時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對方有意拖延時(shí)間，你應(yīng)立即說：“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì)議，不得不在5分鐘后趕到會(huì)場。”這樣說會(huì)防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進(jìn)展。
4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí)，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略颍⒄埱髮Ψ皆彙＠纾憧梢哉f：“布朗先生會(huì)處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系的。”
1.不要讓鈴聲響得太久，應(yīng)盡快接電話。若周圍吵嚷，應(yīng)安靜后再接電話。接電話時(shí)，嘴里不含東西，與話筒保持適當(dāng)距離，說話聲大小適度。因?yàn)橛屑笔禄蛘诮恿硪粋€(gè)電話而耽擱時(shí)，應(yīng)表示歉意。
2. 熱情問候并報(bào)出公司或部門名稱。如果對方打錯(cuò)電話，不要責(zé)備對方，知情時(shí)還應(yīng)告訴對方正確的號碼。
3. 確認(rèn)對方單位與姓名，詢問來電事項(xiàng)，做好記錄。
4. 聽對方講話時(shí)不能沉默，否則對方會(huì)以為次沒聽或沒興趣。
5. 最后，扼要地匯總和確認(rèn)來電事項(xiàng);謝謝對方，并表示會(huì)盡快處理;說聲“再見”，等對方掛電話后再掛電話。
6. 上班時(shí)在電話里不談私事，不閑聊。